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Claves de la noticia
- Suiza ha completado una prueba de concepto con 172 participantes y pone en marcha un programa de oficina soberana.
- La solución para unos 3.000 empleados debería estar disponible desde finales de 2027 y funcionará en paralelo a Microsoft 365.
- La primera fase tiene un coste estimado de nueve millones de francos suizos; una sustitución completa aún no está decidida.
La Cancillería Federal suiza considera viable utilizar una plataforma ofimática basada en software abierto para determinados procesos y situaciones de crisis. El paso anunciado no es una migración inmediata: abre una fase de implantación limitada que convivirá con Microsoft 365.
De una prueba con 172 personas a un programa limitado
La decisión parte del proyecto PoC BOSS, una prueba de concepto destinada a evaluar automatización de oficina con software de código abierto. Participaron 172 personas de distintos departamentos federales y se probaron edición de documentos, correo, calendario, archivos, colaboración, chat, audio y videoconferencia y gestión de identidades y accesos.
La Cancillería concluyó que la solución utilizada desde el navegador es, en términos generales, adecuada para procesos estándar. Los participantes valoraron especialmente el trabajo con documentos, el almacenamiento de archivos, la colaboración y las funciones de correo y calendario. La prueba también detectó límites, entre ellos dificultades en videoconferencias grandes y obstáculos técnicos, operativos y organizativos para un despliegue amplio.
Con esos resultados, el Gobierno no ha activado ya 3.000 puestos ni ha decidido abandonar Microsoft 365. Lo anunciado es un programa posterior para construir la plataforma y ofrecerla a alrededor de 3.000 empleados desde finales de 2027. Se dirigirá a personal seleccionado de la Cancillería y distintos departamentos que participa en procesos especialmente críticos.
Una solución paralela, no una sustitución inmediata
El comunicado oficial define la plataforma soberana como una solución independiente que operará en paralelo a Microsoft 365. Su finalidad es ampliar las opciones de la administración y mantener capacidad de trabajo en escenarios donde el servicio habitual no esté disponible o no resulte adecuado para información sensible.
El alcance previsto incluye correo electrónico, calendario, documentos, presentaciones, telefonía y conferencias de audio y vídeo. La prueba BOSS se apoya en openDesk, producto del centro público alemán ZenDiS, e integra componentes como Collabora Online para documentos, Open-Xchange para correo y calendario, Nextcloud para archivos, OpenProject, XWiki, Jitsi, Element y Univention.
Que los componentes sean abiertos no demuestra por sí solo que todos los datos se alojarán de una forma determinada ni elimina los costes de operación. La soberanía depende también de quién administra la infraestructura, dónde se almacenan los datos, cómo se gestiona la identidad, qué proveedores mantienen el código y qué capacidad real existe para cambiar de suministrador.
Nueve millones para la primera fase
La Cancillería estima en nueve millones de francos suizos el coste de esta primera fase. El presupuesto servirá para construir y adaptar la plataforma, realizar evaluaciones de seguridad, resolver integraciones y desarrollar conocimiento interno. El organismo advierte de que tanto la implantación como la operación podrían requerir financiación adicional.
No existe todavía una previsión oficial de ahorro anual, una migración aprobada para toda la administración federal ni una fecha de cierre para Microsoft 365. Precisamente, la fase que empieza debe permitir calcular el coste de una eventual expansión y del funcionamiento regular. Publicar cifras de ahorro sin ese análisis convertiría una hipótesis en un resultado inexistente.
La decisión sobre si la oficina federal llegará a proporcionarse completamente mediante una solución soberana se tomará más adelante. Uno de los principales obstáculos es la cantidad de aplicaciones especializadas estrechamente vinculadas a la arquitectura de Microsoft.
La lección relevante para otras administraciones europeas
El caso suizo aporta una comparación útil porque separa tres fases que con frecuencia se confunden: prueba de concepto, plataforma limitada y posible despliegue general. La primera ya terminó; la segunda comienza ahora; la tercera no ha sido aprobada. Esta secuencia reduce el riesgo de presentar una evaluación tecnológica como una sustitución consumada.
Suiza también intercambió información con Schleswig-Holstein, el estado alemán que ha avanzado más en la implantación de un puesto abierto. Para administraciones españolas, el elemento transferible no es una promesa automática de ahorro, sino el método: probar con usuarios reales, registrar las limitaciones, mantener una alternativa operativa y calcular después los costes de integración y soporte.
El proyecto también permite distinguir apertura de independencia absoluta. Aunque el código sea auditable y varios componentes puedan sustituirse, la administración seguirá necesitando mantenimiento, infraestructura, actualizaciones de seguridad y especialistas. La comparación útil deberá incluir esos costes junto con las licencias que se pretenden reducir.
El éxito del programa podrá juzgarse cuando la solución esté disponible para los 3.000 usuarios previstos y se publiquen resultados sobre estabilidad, compatibilidad, seguridad y uso efectivo. Hasta entonces, el anuncio demuestra voluntad de reducir dependencia tecnológica, pero no equivale a una retirada de Microsoft 365.
